a. Tiếp nhận và xử lý hồ sơ khách hàng
- Tiếp nhận thông tin khách hàng từ bộ phận tư vấn/sales.
- Kiểm tra hồ sơ theo checklist từng chương trình (du học, định cư, đầu tư…).
- Hướng dẫn khách hàng bổ sung hồ sơ còn thiếu, sai định dạng hoặc chưa hợp lệ.
b. Điều phối quá trình xử lý hồ sơ
- Phối hợp với bộ phận dịch thuật, luật sư, chuyên gia tư vấn để xử lý hồ sơ.
- Theo dõi tiến trình xử lý và cập nhật trạng thái hồ sơ cho khách hàng kịp thời.
- Làm việc với các đối tác trong/ngoài nước: trường học, trung tâm xử lý hồ sơ, luật sư di trú, lãnh sự quán…
c. Chuẩn bị & gửi hồ sơ
- Chuẩn bị, in ấn, sắp xếp hồ sơ theo yêu cầu từng chương trình hoặc cơ quan tiếp nhận.
- Nộp hồ sơ trực tuyến hoặc nộp trực tiếp (nếu được phân công).
- Theo dõi trạng thái hồ sơ trên hệ thống (CAS, CIC, SEVIS, USCIS…).
d. Lên lịch phỏng vấn, nộp visa, học phí, đặt vé…
- Đặt lịch phỏng vấn visa hoặc biometrics.
- Hỗ trợ khách hàng nộp học phí, ký hợp đồng với đối tác nước ngoài (nếu có).
- Phối hợp với bộ phận du lịch để đặt vé máy bay, dịch vụ đón – tiễn sân bay.
e. Báo cáo & lưu trữ dữ liệu
- Lưu trữ hồ sơ, giấy tờ, thông tin khách hàng đúng quy định.
- Cập nhật hệ thống CRM/ERP theo tiến độ hồ sơ.
- Báo cáo tiến độ hàng tuần, hàng tháng cho trưởng bộ phận.
f. Chăm sóc khách hàng & xử lý phát sinh
- Hướng dẫn khách các bước tiếp theo (nhập học, landing, mở tài khoản ngân hàng, lấy thẻ cư trú…).
- Phối hợp xử lý các phát sinh như từ chối visa, yêu cầu bổ sung hồ sơ, chuyển trường, đổi kế hoạch…
g. Các nhiệm vụ khác
- Phối hợp với bộ phận Sale, Marketing để tổ chức các sự kiện, hội thảo online/offline, livestream… đến khách hàng, học sinh.
- Tìm hiểu và update các thông tin của LSQ/ĐSQ, đặc biệt với các dự án đang thực hiện, để thông báo đến khách hàng.
- Đề xuất ứng dụng công nghệ & nền tảng mới vào công tác điều hành.
