Thư ký Ban Lãnh đạo

HUMAN RESOURCES DEPARTMENT

Work Location Ho Chi Minh

Job Level Experienced (Non - Manager)

Job Type Permanent

Qualification Bachelor

Experiences 2 - 5 Years

Salary Negotiable

Industry Sales / Business Development, Tourism, Administrative / Clerical, Advertising / PR / Communications

Deadline to Apply 04/01/2026

Contact Person hrdept@vietravel.com

Apply Now Not ready to apply?

Share Facebook Linkedin Save to my jobs

Job Benefit

Laptop
Insurance
Travel opportunities
Allowances
Uniform
Incentive bonus
Health checkup
Training & Development
Business Expense
Annual Leave

Job Description

1. Công tác giao tiếp – điều phối thông tin
• Là đầu mối tiếp nhận và xử lý các luồng thông tin đến và đi của lãnh đạo/đơn vị.
• Quản lý cuộc gọi, email, thư từ, công văn; đảm bảo thông tin được chuyển đúng người, đúng thời điểm.
• Soạn thảo, biên tập, chuẩn hóa các loại văn bản hành chính, email, thông báo, thư mời theo chuẩn doanh nghiệp.
• Sàng lọc thông tin, ưu tiên công việc quan trọng, chủ động nhắc việc và theo dõi phản hồi.

2. Quản lý lịch làm việc & điều phối thời gian
• Quản lý và điều phối lịch làm việc hàng ngày, hàng tuần của lãnh đạo/đơn vị.
• Sắp xếp lịch họp, lịch làm việc nội bộ và đối ngoại; tối ưu hóa thời gian làm việc.
• Chủ động phát hiện và xử lý xung đột lịch, đề xuất phương án điều chỉnh phù hợp.
• Chuẩn bị và điều phối hậu cần cho các buổi họp, công tác (đặt phòng họp, phương tiện di chuyển, vé máy bay, khách sạn, họp trực tuyến, ăn uống…).

3. Công tác tài liệu – hồ sơ – lưu trữ
• Soạn thảo, định dạng, hoàn thiện các báo cáo, bài trình bày, tờ trình, công văn, hợp đồng, thư tín.
• Quản lý hệ thống hồ sơ, tài liệu bản giấy và bản điện tử theo quy định.
• Thực hiện số hóa hồ sơ, quản lý dữ liệu trên các hệ thống nội bộ, CRM hoặc nền tảng lưu trữ dùng chung.
• Đảm bảo tính chính xác – đầy đủ – bảo mật của thông tin và hồ sơ.

4. Hỗ trợ công tác họp & theo dõi sau họp
• Chuẩn bị chương trình họp (agenda), tài liệu họp, danh sách tham dự.
• Tham dự họp, ghi biên bản họp đầy đủ, rõ ràng, chính xác.
• Theo dõi các kết luận, đầu việc sau họp; nhắc việc và tổng hợp báo cáo tiến độ.
• Lưu trữ biên bản và tài liệu họp theo quy trình.

5. Vận hành văn phòng & hành chính tổng hợp
• Theo dõi, quản lý và đề xuất mua sắm văn phòng phẩm, trang thiết bị, tài sản hành chính.
• Quản lý dữ liệu hành chính, nhập liệu, cập nhật thông tin trên các hệ thống quản lý.
• Hỗ trợ xử lý các vấn đề hành chính – kỹ thuật cơ bản, phối hợp với các bộ phận liên quan khi cần.
• Góp phần xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, ngăn nắp, hiệu quả.

6. Hỗ trợ lãnh đạo & đội nhóm
• Đóng vai trò “trợ lý hỗ trợ”, giúp lãnh đạo chuẩn bị thông tin, báo cáo, tài liệu phục vụ điều hành.
• Quản lý và bảo mật thông tin nhạy cảm liên quan đến chiến lược, nhân sự, tài chính.
• Hỗ trợ triển khai các dự án, chương trình, công việc phát sinh theo phân công.
• Tham gia hỗ trợ công tác tiếp nhận, hướng dẫn nhân sự mới (onboarding).
• Hỗ trợ tổng hợp số liệu, báo cáo định kỳ và đột xuất.

Job Requirement

1. Trình độ học vấn & kinh nghiệm
• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các ngành Hành chính, Quản trị, Kinh doanh, Ngoại ngữ.
• Có kinh nghiệm làm việc ở vị trí thư ký, hành chính, trợ lý hoặc tương đương là lợi thế.

2. Năng lực công nghệ
• Thành thạo Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Có khả năng sử dụng CRM, hệ thống quản lý dữ liệu, lưu trữ số, họp trực tuyến.
• Sẵn sàng học hỏi và thích ứng với các công cụ, phần mềm mới.

3. Kỹ năng mềm & phẩm chất
• Kỹ năng tổ chức, quản lý thời gian và công việc hiệu quả.
• Giao tiếp tốt, diễn đạt rõ ràng bằng văn bản và lời nói.
• Tỉ mỉ, cẩn trọng, chú ý đến chi tiết.
• Khả năng làm việc đa nhiệm, giải quyết vấn đề linh hoạt.
• Tinh thần chủ động, trách nhiệm cao, chịu được áp lực công việc.
• Tác phong chuyên nghiệp, thái độ chuẩn mực, ý thức bảo mật cao.

Job tags: Thư ký Ban Lãnh đạo Thư ký Trợ lý Trợ lý hành chính

Current Job